lunes, 7 de mayo de 2012

¿Cómo mejorar nuestra productividad en el trabajo? La técnica Pomodoro

Cómo mejorar nuestra productividad en el trabajo_La técnica Pomodoro
Hay días en los que es especialmente difícil mantener la concentración y nuestro rendimiento en el trabajo, la tan traída productividad baja de forma alarmante. No conseguimos centrar la tarea que tenemos que concluir y cuando lo hacemos en poco tiempo nos han interrumpido y volvemos a empezar. El resultado seguro que lo conocéis. Se ha pasado el día y a la hora de hacer balance las tareas que hemos concluido nos damos cuenta de lo poco que hemos avanzado. Por eso hoy precisamente vamos a ver cómo nos ayuda a mejorar la productividad la técnica Pomodoro.

Se trata de una forma de organización que requiere disciplina para que funcione. Consiste en organizar nuestro tiempo de trabajo en periodos de veinticinco minutos de trabajo y cinco de descanso. Por cada cuatro periodos de trabajo tendremos que realizar una pausa algo más larga, de diez o quince minutos. Así de sencillo, pero a la vez así de complicado, puesto que durante estos veinticinco minutos de trabajo requiere dedicación exclusiva a esta tarea.

Una ayuda para focalizar tu atención

Esto significa que no vas a contestar ningún correo durante este periodo de tiempo, no vas a contestar al teléfono, no vas a prestar atención a las notificaciones que puedan aparecer en el escritorio de tu ordenador, los avisos de tu móvil, etc. Sólo vamos a trabajar en la tarea que tenemos asignada durante estos 25 minutos.

Después en esos cinco minutos de descanso podrás devolver esa llamada de teléfono, contestar de forma rápida el correo electrónico recibido o mirar los mensajes que te han entrado en el móvil. Se trata de hacer que nada nos distraiga de la tarea que estamos desempeñando. Lo que conseguimos es un efecto lupa. Al igual que la lupa atrapa los rayos de sol y los focaliza, el mismo efecto tiene la técnica Pomodoro en nuestra concentración.

Para muchos puede surgir la duda puesto que las tareas a desempeñar son más duraderas en el tiempo que estos veinticinco minutos. En este caso lo mejor es dividir la tarea principal en subtareas que más o menos se puedan adaptar a estos periodos de tiempo. El resultado es que al final del día habremos sacado adelante mucho más trabajo del que pensabais.

Sólo necesitamos un temporizador para ponernos en marcha


Lo bueno de esta técnica de trabajo es que no necesitamos tecnología para ponerla en práctica, sólo necesitamos un temporizador. Se pueden conseguir temporizadores especiales para Pomodoro que nos ayudan a marcar los tiempos de veinticinco minutos de trabajo y las pausas tanto cortas como largas. Pero lo cierto es que un simple reloj de los que utilizamos para saber cuando está listo algo que estamos cocinando al horno nos bastaría.

Si trabajamos con un ordenador tenemos donde elegir. Desde aplicaciones web que nos marcan los tiempos, hasta complementos para el navegador o también aplicaciones específicas que nos ayudan con la gestión de tareas aplicando esta técnica. Tenemos una gran variedad de opciones para que nos ayuden a utilizar la técnica Pomodoro. Incluso tenemos aplicaciones para el móvil, por si queremos utilizarlo independientemente de dónde estemos o que herramientas tenemos en ese momento a mano.

Cuándo utilizar la técnica Pomodoro

Lo cierto es que es una técnica muy sencilla de aplicar y que funciona de verdad. Además, mi experiencia ha sido positiva en distintos sectores. Hay ocasiones en las que me he pasado más tiempo buscando un destornillador que el tiempo que luego he estado utilizando el mismo. Por lo general esto se debía a falta de concentración. Utilizando la técnica Pomodoro estas cuestiones o no me ocurrían o eran mucho menos frecuentes.

Si hablamos de trabajo de oficina en mi caso siempre tengo horas bajas, donde me cuesta concentrarme en lo que tengo delante de la pantalla. Por lo general es tras la pausa de la comida, esta vuelta al trabajo hace que entre que me pongo y no se me pasa media tarde. Lo mismo en días previos al fin de semana, puentes, etc. así como tras la vuelta de los mismos. Es en estos momentos donde saco más partido de la técnica Pomodoro y más me ayuda a mejorar mi concentración.

Utilizarla a diario me ha dado buenos resultados, ha mejorado mi organización y también me ha ayudado a educar a todos los que están a mi alrededor a respetar mis espacios de trabajo. Si ven que el temporizador está en marcha ya ni siquiera me dicen nada, esperan a que marque el tiempo de pausa para comentarme algo o ya voy yo a ver qué necesitaban.

La organización del trabajo es muy personal. Cada uno tiene sus métodos, si ya te funcionan, perfecto, no necesitas utilizar el método Pomodoro. Si tienes periodos en los que te cuesta concentrarte, es el momento de probar, buscar un temporizador y aplicarlo una tarde, una semana, etc. y comprobar si te funciona.

Fuente: Blog de Sage

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