miércoles, 23 de noviembre de 2011

Como gestionar reuniones eficaces

Como gestionar reuniones eficaces
Hay empresas que dominan el proceso de gestionar reuniones. En otras, las cuestiones acerca de la productividad de las reuniones son batallas que se dan por perdidas. Los malos hábitos, muchas veces por desconocimiento o por falta de “cultura de empresa”, provocan que se pierda tiempo y se dediquen más recursos de los necesarios cada vez que se trata un tema en común.

Si le llamamos a las cosas por su nombre, cuando se gestiona mal una reunión, se produce un despilfarro, es decir, estamos dedicando más recursos de los necesarios a una actividad que no genera ningún tipo de valor para el cliente. Si ahorramos costes en otras áreas ¿A qué estamos esperando para ponerle remedio al tema de las reuniones?


Un proceso de gestión de reuniones para dominarlos a todos

Es muy típico ver que en una empresa las reuniones se gestionan de diferente manera, en función de la persona que la convoque, del departamento en el que tenga origen o… del día que haga. A veces ya ni se sabe. Además, muchas empresas disponen de herramientas para soportar la gestión de las reuniones (calendarios, grupos de trabajo, espacios compartidos…) pero no apenas se usan o no se les saca todo el partido que pueden ofrecer. Algo falla cuando esto sucede.

Para gestionar reuniones, se necesita un establecer un proceso. Nada de que cada uno vaya por libre, nada de que se haga sin control: todos a una y siguiendo el mismo procedimiento. Las ventajas de disponer de un proceso de gestión de reuniones son muchas, como por ejemplo:

La gente puede aprovechar mejor su tiempo, evitando perderlo en esperas o dedicarle más del necesario a los asuntos que haya que tratar en común.
Se gestionan mejor los recursos de trabajo, como por ejemplo, salas de reuniones o equipos.
Se gestiona mejor la información, por ejemplo, estableciendo que se use como soporte un espacio de trabajo compartido (se evitan los problemas de las versiones de los documentos, se envía a todo el mundo a tiempo,…).
Es posible saber cuánto cuesta una reunión e imputar el coste a un proyecto o a una línea de negocio.
Permite saber qué hay que hacer en todo momento y qué decisiones hay que tomar en cada reunión.
Se puede consultar lo que se ha decidido en una reunión que ha tenido lugar en el pasado: decisiones y acuerdos adoptados, responsables de las tareas que pudieran haber surgido, plazos de ejecución de trabajos, entre otros.



Una breve reunión que es una herramienta de gran impacto

En una pyme en la que tuve la suerte de trabajar hace años, todos los días se reunían los responsables de cada célula de trabajo a las 10:15 horas. El director industrial, los 4 jefes de cada célula, los 4 ingenieros de proceso y los coordinadores, eran fijos a las 10:15 en la sala de reuniones habilitada para ello a pie de planta. A veces, iba más gente de otras áreas, en función de la situación. Todos estábamos de pie y en el suelo estaba marcada nuestra posición, todos alrededor del líder.

En esta breve reunión, de entre 15 minutos y media hora (no más), repasábamos los resultados de producción del día anterior y comentábamos los problemas que habían surgido si no se había alcanzado el objetivo esperado, así como las medidas implantadas para retomar el buen camino. Si el tema estaba controlado, se pasaba al área siguiente, de lo contrario, se abría una nueva vía de trabajo pero a continuación de la reunión diaria, con las personas que fuera necesario.

Era una potente herramienta, tanto para perseguir los objetivos individuales de cada célula, como para la coordinación de los diferentes equipos que allí trabajábamos y perseguir objetivos globales. Nos hacía ver a todos los allí presentes cómo iban las cosas en nuestra área y en las demás, pudiendo colaborar compañeros que tenían dificultades en células diferentes. Servía además para tener visión global de la empresa, para “hacer equipo”, para no dormirse en los laureles o para aprender del trabajo de los demás.

En ninguna otra empresa he visto que se haga esta reunión diaria de coordinación. Una pena porque resulta una gran herramienta y porque esta inversión de quince minutos o media hora todos los días, tiene un impacto muy positivo en la organización. No vale la excusa de que no hay tiempo, son sólo unos minutos al día. Eso sí, luego se pierden horas escribiendo y leyendo largos emails con copia hasta el hombre del kiosko que vende pipas en la esquina o haciendo powerpoints que explican con letra de tamaño 8 hasta la teoría de la relatividad.

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada