sábado, 23 de abril de 2011

La información dispersa que guardan las empresas aportaría más valor si se integrara

La información que circula internamente por las empresas es mucha y de muy diverso tipo: quiénes son los clientes, qué compran, qué día y a qué hora, cuál es el importe medio de gasto, cómo son los proveedores y la relación con ellos, y un sinfín más de datos en bruto que podrían analizarse y empaquetarse para proporcionarlos mayor valor, lo que supondría afinar en las estrategias y tener una visión más certera en la toma de decisiones.

Las pequeñas empresas y los autónomos tienen pocos problemas respecto al volumen de datos, otra cosa es que se encuentren ordenados, pero conforme aumenta el tamaño de las compañías la información empieza a segmentarse en cotos cerrados por áreas, desaprovechándose en gran medida muchos datos valiosos que podrían aportar alguna ventaja competitiva si se trabajara su análisis en conjunto.

En la mayoría de los casos integrar la información supone poder darla un mejor uso, pero habría que ver hasta qué punto, pues no para todas las empresas su análisis resultaría útil, y tampoco es barato. Lo primero que hay que preguntarse es si los datos que se tienen recogidos pueden tener algún valor concreto que sometido a algún tipo de elaboración pudiera generar nuevos datos mucho más interesantes, o si por el contrario ese material en bruto vale para poco.

Por dónde empezar

Si se decide abordar una tarea de este tipo es fundamental plantearla con un enfoque global que alcance a toda la empresa, no hacia una unidad de negocio en concreto, pues las demás también podrán aprovecharse de lo que se obtenga. La integración de datos no es fácil y en cada organización será distinta por sus distintos proveedores, productos y clientes y la infinita variedad de casuística, pero supone un interesante reto.

Los datos que se suelen tener a mano casi siempre hacen referencia a los procesos de compras, logística, ventas y al financiero, que son interdependientes pues la acción sobre cualquiera de ellos repercute en los demás. Pero es cierto que constituyen un punto de partida sobre los que trabajar, y un análisis en profundidad de la información que aportan puede dar lugar a modelos de simulación que faciliten la toma de decisiones, con lo que ya se estará dando valor añadido a esos datos dispersos.

Pero además, en la medida que sea posible también habría que plantearse incluir otros parámetros como qué cambios demográficos se están produciendo y podrían producirse en el futuro, qué cambios en los gustos y las necesidades de los clientes podrían ocurrir, o cuáles pueden ser las tendencias en la economía, variables a tener en cuenta si se quiere realmente profundizar en predicciones de futuro.

Interpretación de los datos

Analizar los datos posibilita la toma de decisiones con mayor fiabilidad porque están contrastados por los hechos, pero hay que saber interpretar la información. Hay procesos por los que circulan muchos datos, como los que tienen que ver por ejemplo con el área financiera, pero gran parte los desecha porque no tienen nada que ver con el fin contable que se persigue, si bien podrían ser valiosos para el área comercial o el de relaciones con los clientes (CRM).

Cualquier área de negocio sabe desentrañar aquello que le concierne de entre todos los que pudiera tener acceso, pero no de los del resto, de ahí que sea necesario buscar la forma de aglutinarlos y a la persona adecuada con capacidad analítica que se encargue de ello.

Plantearse la canalización de todos esos manantiales informativos dispersos debe contar con el compromiso de la dirección de la compañía, pues sin ese apoyo probablemente fracasaría, además de que con su concurso se consigue mayor coordinación y una visión global a la hora de descifrar lo que esconden los datos.

Conclusiones

Todas las empresas no tienen capacidad para basas su estrategia en el análisis de los datos, y a otras tampoco les hace falta, pero es evidente que un mayor conocimiento significa tomar decisiones más acertadas. Es posible también que la cultura de la organización ofrezca resistencias frente a este tipo de innovaciones, aunque dar pasos para actualizar las estructuras siempre es bueno cuando la competencia en los mercados lo exige.

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