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sábado, 9 de abril de 2011

Gestionar el tiempo es ganar calidad de vida

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Dedicar muchas horas de trabajo para sacar adelante la empresa debería ser algo puntual y no convertirse en una rutina. Hay momentos en que es necesario estar más de lo debido al pie del cañón para llegar a tiempo a entregar lo comprometido, bien porque los suministros no nos los han servido en plazo o porque hemos calculado mal cuánto nos llevaría terminarlo.

Pero si esto pasa un día sí y otro también, empieza a convertirse en un problema. El tiempo es un bien escaso y hay que gestionarlo adecuadamente, y muchas veces hay la sensación de que no se aprovecha bien. Aunque nos empeñemos, no hay días de 36 horas ni cuerpo que aguante una actividad frenética si no descansa, de modo que controlar el tiempo y aprovecharlo se convierte en algo prioritario.

Gestionar bien nuestro tiempo es hacer también que los demás no lo pierdan. En las empresas, una planificación inadecuada de este recurso crea una presión en las condiciones de trabajo que suele traducirse en incumplimiento de los plazos de entrega y en bajos rendimientos, lo que influye a la larga también en el éxito o el fracaso de la compañía.

Prioridades y agenda

Saber organizar el tiempo no es otra cosa que establecer prioridades sobre las tareas que se tienen pendientes, atacando las improrrogables y dejando para mejor momento las que pueden esperar. Por tanto, nada mejor que llevar una agenda bien ordenada con las prioridades identificadas y los objetivos perfectamente detallados.

Todo esto exige planificarse bien, y para ello lo primero es obtener toda la información sobre lo que hay que hacer, lo que está pendiente, cuántas reuniones hay que preparar y con qué objetivo, etc. Lo esencial es diferenciar lo importante de lo urgente con una visión global, de tal manera que las grandes tareas sean a las que haya que dedicar más esfuerzo procurando delegar el resto si se cuenta con un equipo de confianza.

Encomendar responsabilidades a los que están a tu cargo es otra de las habilidades que hay que saber encauzar, y liderar es también esto, desarrollar las capacidades de todo el equipo, motivarle y esperar que el retorno que se consigue sea el esperado. Y no olvidemos que los equipos motivamos crean un espíritu positivo en las empresas.

Lo que interrumpe: correo electrónico, teléfono y reuniones

Sin ellos no sabríamos qué hacer, pero cuando son otros los que inician las conversaciones el tiempo que se pierde contestando es excesivo. Las interrupciones son irremediables y están a la orden del día, pero aquí también es posible establecer un orden de prioridades entre las que son ineludibles y las que se pueden atender posteriormente.

Lo mismo ocurre con las reuniones, que no por inevitables dejan se ser otra fuente de interrupción del ritmo habitual de trabajo. No son pocas las que se organizan para empezar una discusión sobre una determinada cuestión o problema y no consiguen llegar a ningún sitio.

Para evitarlo, lo mejor es hacerlas productivas orientándolas hacia la toma de decisiones, por lo que se necesitará establecer un orden del día, informar a todos los convocados con anticipación y establecer un tiempo para su finalización. Redactar un acta y definir un procedimiento de seguimiento sobre lo acordado es, en definitiva, la mejor forma de evitar nuevas reuniones que hagan perder de nuevo el tiempo a todos.

Conclusiones

Querer llegar a todo es prácticamente imposible, por lo que hay que saber planificar, organizar y delegar. Alargar la jornada laboral más allá de lo razonable no es bueno porque el rendimiento decrece al mismo ritmo que nuestra energía, y todos tenemos derecho a conciliar la vida personal, la familiar y la laboral.

Conseguir este equilibrio hace que las personas tengan una actitud más positiva y rindan más, con el consiguiente aumento de productividad y motivación, muy necesarios en los momentos de incertidumbre actuales.

Fuente: Blog de Sage

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