sábado, 12 de marzo de 2011

Perdona, se me había olvidado

¿Cuántas veces cada día escuchas esa frase, incluyendo las que salen de tus labios?
No somos perfectos, así que no es necesario preocuparse si la frase se escucha o pronuncia con frecuencia excepcional. Sin embargo algunas personas las pronuncian demasiado a menudo.

El cerebro es el lugar menos fiable para guardar y recuperar información.

Tu cerebro es una herramienta increíblemente eficiente para “procesar” información. Es capaz de “mover” miles de millones de elementos de información a una velocidad igual de increíble.

Sin embargo, su capacidad para guardar información que deseas recuperar en breve es mucho peor que mala. Es malísima.

No creo que esta última noticia sorprenda a nadie, porque todos hemos tenido mil y una experiencias sobre el particular.

Usas tu cerebro para recordar pasar por el Opencor cuando vuelvas a casa para comprar cervezas y también para enviarle a Julián, tu jefe, el documento que te ha pedido cuando os encontrasteis, casualmente, en la máquina de café.

Existen grandes posibilidades que no te acuerdes de ninguna de las dos cuando realmente lo necesites, es decir, cuando te encuentres en el coche pasando por delante del Opencor y cuando estés delante de tu ordenador. Y, lo que es peor, tu memoria te interrumpirá con recordatorios de esas acciones en los momentos más inoportunos, es decir, cuando no puedes hacer nada para realizarlos.

¿Cómo funciona lo que tienes debajo de tu cabellera?

Explico de forma simple (y simplista) los complejos procesos que tienen lugar en tu cerebro.

La cifra máxima de “elementos de información” (les llamaremos “recordatorios”) que puedes almacenar y recordar en un momento determinado y haciendo un esfuerzo voluntario de recuerdo es de siete a diez.

Generalmente todos acumulamos muchos más de diez. Cuando se excede ese límite el “recordatorio” ya no se almacena en tu mente consciente, que está llena, sino que va a parar a tu mente subconsciente. Esta última dispone de una enorme capacidad de almacenamiento.

Los “recordatorios” que están en tu mente subconsciente no están “accesibles” (“se me ha olvidado”). Sólo puedes “recordarlos” cuando vuelven a tu mente consciente, y eso sucede cuando hay sitio en ella, porque “has sacado” alguno de los que allí había.

Por ejemplo, te acuerdas de comprar la cerveza cuando pasas por la tienda y, al hacerlo, liberas un espacio en tu memoria consciente. En ese momento, alguno de los “recordatorios” en tu mente subconsciente acceden a la consciente.

Tu mente consciente no tiene el sentido del tiempo. No puedes programarla para que te recuerde cuando tú quieras algo que has guardado en ella. Por eso se te “olvida” enviar el documento a Julián cuando vuelves a tu despacho o cuando estás delante del ordenador. También por ello te recuerda que lo hagas cuando estás viendo la tele por la noche en casa o en un bar con unos amigos.

Capacidad pequeña, inoportuna y muy poco fiable. Esas son las características del elemento en el que depositas “recordatorios” de acciones, a veces importantes y urgentes.

Las consecuencias

Cuando las acciones “olvidadas” no son triviales generan consecuencias negativas que afectan el trabajo colaborativo que tiene lugar en las organizaciones y equipos. El daño o coste es proporcional a la importancia y urgencia de la acción no realizada.

Desgraciadamente, la mayoría de las personas dice “perdona, se me había olvidado” y no hace nada para que evitar que eso vuelva a repetirse. Y, claro, se repite.

Socialmente toleramos bastante esa respuesta porque le sucede a casi todo el mundo, y no nos sentimos con la autoridad moral para exigir a otros lo que no nos exigimos a nosotros mismos. Digamos que es establecemos un“acuerdo por debajo de la mesa”.

¿Cuál es la alternativa eficaz?

Hacerte responsable.

Como tu cerebro no es fiable para almacenar “recordatorios” no lo uses para ello. En su lugar utiliza otros “recipientes” (fiables) donde poder almacenar y recuperar tus “recordatorios”. Recipientes que revises periódicamente, lo que te permitirá acceder a ellos para cumplimentarlos.

Si Julián te aborda en medio del pasillo, escucha su petición y contéstale con un “como no me fío de mi memoria, envíame ”un correo-e”. Lo mismo para peticiones cuando estás conduciendo tu coche.

Abre una Tarea (Outlook) o un To Do (Lotus) si estás en tu ordenador o PDA y anota lo que quieres recordar hacer más tarde.

A veces las grandes ideas se generan en los momentos más inesperados, inadecuados e inoportunos. Aprovecha que (incluso en esos momentos) llevas tu móvil encima; abre la función de mensajes o notas de voz y guarda allí esa información, que después podrás recuperar en tu ordenador.

Mensaje final

Toma la decisión ahora de abandonar el grupo de los que dicen “perdona, se me había olvidado”. Pon en práctica medidas y herramientas como las anteriores para que no te vuelva a suceder. No toleres esa respuesta de los demás. Explícales cómo funciona su cerebro y exígeles que pongan en práctica procedimientos adecuados y, sólo de esa forma, les otorgarás el perdón que te piden.

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