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martes, 9 de noviembre de 2010

Perder el tiempo, ese vicio de oficina

Reuniones eternas, correos electrónicos innecesarios, llamadas inútiles, procrastinación, interrupciones...

Por: Tino Fernández

Son alguno de los factores clave de la pérdida de tiempo en horas de oficina. Muchos expertos se afanan por encontrar soluciones que lleven a la eficacia y la productividad total, no sólo de los empleados, sino de los directivos, ya que algunas organizaciones son especialmente proclives también a la improductividad de sus dirigentes.

Un reciente artículo de Harvard Business Review se preguntaba "qué haría usted con una hora extra" cada día en su trabajo. Es un dilema para aquellos que se cuestionan habitualmente si están haciendo el mejor uso posible de su tiempo o si, por el contrario, el día se va en actividades de bajo valor que además no requieren un excesivo grado de experiencia, formación o competencia.

Cada organización queda empantanada en tareas que hay que hacer sí o sí, auténticos males necesarios que causan a profesionales y directivos pérdidas de tiempo o interrupciones que fragmentan y complican el día a día de la compañía. Ni siquiera la tecnología ha logrado resolver definitivamente el problema. Más aún, en determinados casos la situación ha empeorado.

En mercados como el estadounidense tienen lugar cada día 11 millones de reuniones, y la mayor parte de profesionales se ven involucrados en 61,8 millones de éstas al mes, lo que supone la pérdida de 31 horas mensuales en comités improductivos, que equivalen a cuatro jornadas laborales completasPeter Bregman, CEO de Bregman Partners Inc., recordaba recientemente en HBR las conclusiones de una investigación realizada por su compañía, que concluye que el 95% de los trabajadores encuestados está bloqueado por tres factores principales que causan la pérdida de tiempo en el trabajo: las reuniones innecesarias, los correos electrónicos totalmente prescindibles y los Power Point eternos.

¿Para qué sirven las reuniones?

Algunos estudios realizados en compañías estadounidenses revelan que allí tienen lugar cada día 11 millones de reuniones, y que la mayor parte de profesionales se ven involucrados en 61,8 millones de éstas al mes, lo que supone la pérdida de 31 horas mensuales en comités improductivos, que equivalen a cuatro jornadas laborales completas.

Quienes entienden de reuniones eficaces insisten en la importancia de preparar éstas adecuadamente, clarificando el propósito de las mismas; utilizándolas para tomar decisiones estratégicas y no sólo para discutir de manera interminable problemas operativos del día a día.

Los expertos recuerdan además que los patrones de pérdida de tiempo suelen pasarnos desapercibidos. Pero podemos recurrir a nuestros subordinados o compañeros de trabajo para que estos puedan identificar determinadas actividades que pueden ser realizadas con menor frecuencia, o que pueden desempeñarse en menos tiempo, o que quizá podrían dejar de realizarse en conjunto.

Otra posibilidad es lo que podríamos llamar "análisis del calendario o de la agenda". Si volvemos atrás en nuestro calendario de Outlook, Lotus Notes o el que gestionemos habitualmente, es posible marcar aquellas actividades y reuniones que realmente han permitido avanzar en nuestras metas personales, y otras que seguramente no habrán tenido impacto en nuestros objetivos personales. Quizá sea posible establecer un patrón y comprobar si en los próximos meses es posible eliminar reuniones o actividades cuya supresión no tendrá ninguna consecuencia.

Lo cierto es que, si quisiéramos una hora extra, no tendríamos por qué dar marcha atrás al reloj. Todos, cada día, tenemos tiempo que podemos descubrir detrás de cada reunión innecesaria, de los procesos organizativos ineficientes, de las interrupciones constantes que sufrimos en el trabajo o de documentos que no nos aportan absolutamente nada.

En el terreno de la interrupción ha entrado el 'Energy Proyect' -una iniciativa de Tony Schwartz¬, autor del libro 'The way we�re working isn�t working'-, especializado en lograr el compromiso de la plantilla, y que interpreta que lo más productivo es hacer pausas cada 90 ó 120 minutos, para satisfacer necesidades mentales, físicas, emocionales o espirituales durante el trabajo.

Y los directivos, ¿qué?

Se suele hablar de la necesidad de mejorar la productividad de los empleados. Pero si hablamos de los directivos, entre estos también se dan factores que llevan a la pérdida de tiempo. Un estudio de Schaffer Consulting indica que prescindir de las reuniones largas (otra vez), de las llamadas innecesarias y delegar ciertas tareas cotidianas en subordinados o secretarias ayudarían a solucionar este problema.

Para Ronald Ashkenas y Robert Schaffer, autores de la investigación, "algunos requisitos propios de los ejecutivos, como organizar las actividades del día a día; mejorar el rendimiento, incluso bajo presión; o lograr que los subordinados sean más productivos, causan en estos directivos tanta ansiedad, que muchos se refugian en tareas rutinarias que saben cómo desempeñar". En este sentido, podría decirse que ciertas organizaciones y determinados entornos laborales "permiten" a algunos ejecutivos ser improductivos.

Fuente: Expansión

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