¿Acabas de crear una empresa? ¿No tienes mucho dinero
para gastar en tecnología, pero necesitas tener el control desde el primer
momento? Con estas aplicaciones, todas gratuitas (permanentemente o para el uso
que puede tener una pequeña empresa), tu empresa estará más avanzada
tecnológicamente que el 80% de las empresas ya instaladas.
1.
Ubuntu
Ubuntu es un sistema operativo gratuito, que puede usarse
en lugar de Windows. Es muy fácil de usar, e incluye ya instaladas muchas
aplicaciones de uso común. La actualización de todo el sistema es muy sencilla,
ya que el mismo avisa cuando hay disponibles actualizaciones y se hacen de
manera desatendida.
Ubuntu mejora la productividad, ya que es mucho más
seguro y fiable que Windows: no existen los virus, un usuario normal no puede
instalar juegos ni otro software que pueda perjudicar al rendimiento del
ordenador, y no es necesario formatear e instalar todo de nuevo ni siquiera
cuando hay una nueva versión.
Si se necesita usar alguna aplicación que solo está disponible
en Windows, puede utilizarse VirtualBox, un sistema de virtualización que
permite ejecutar Windows “dentro” de Ubuntu.
En resumen, usar Ubuntu en lugar de Windows supone no
solo ahorrar costes de licencias, sino sobre todo ahorrar mucho tiempo que los
empleados pierden cuando el ordenador se convierte en una fuente de problemas y
no en una herramienta práctica y fiable.
2.
Google Apps
Google ofrece a las pequeñas empresas la posibilidad de
usar el correo de GMail con su propio dominio. Con todas las ventajas:
disponibilidad, tamaño de buzón prácticamente infinito, encontrar rápidamente
cualquier mensaje con su motor de búsqueda…
Además incluye Google Docs, una suite ofimática online
que permite a varias personas colaborar para trabajar en un documento (un
texto, una hoja de cálculo o una presentación). Los documentos pueden editarse
desde cualquier ordenador conectado a Internet, y el usuario decide con quién
comparte cada uno.
Con Google Sites se pueden crear intranets de manera muy
sencilla, en las que se pueden compartir documentos creados con Google Docs o
cualquier otra información.
3.
OpenOffice
Google Docs resuelve la necesidad de crear la mayor parte
de los documentos sencillos, pero para los documentos más elaborados, o para cuando
no hay disponible una conexión a Internet, OpenOffice es la mejor opción. Está
instalado por defecto en Ubuntu, pero también puede descargarse gratuitamente
para Windows o para Mac.
Es muy fácil de usar para cualquiera que haya manejado
antes una suite ofimática, es compatible con Office de Microsoft y además
ofrece funciones muy interesantes, como la posibilidad de generar directamente
documentos en formato PDF.
4.
Wordpress
Wordpress no es sólo la principal plataforma para crear
blogs, también puede ser una excelente herramienta para crear webs
empresariales. Esta web está hecha con Wordpress, sin ir más lejos.
La ventaja de usar Wordpress es que facilita crear
páginas que cumplen los estándares web, son accesibles y sobre todo son
“amigables” para Google, con lo que es más fácil conseguir que nuestra web
aparezca en los primeros puestos cuando un cliente busca nuestros productos o
servicios.
Con Wordpress (y una de sus muchas plantillas gratuitas)
cualquier persona sin conocimientos informáticos ni de diseño puede conseguir
una web con una apariencia profesional, que es el primer paso para generar
credibilidad en el cliente que la visita.
5.
GIMP
GIMP es una aplicación de manipulación de imágenes
similar a Photoshop. Si necesitamos tratar fotografías para nuestra publicidad,
nuestra web, presentaciones, etc. ofrece un gran abanico de posibilidades. La
potencia de GIMP tiene un coste: requiere un tiempo de aprendizaje.
Si lo que necesitamos es algo más sencillo, la mejor
opción puede ser Picasa, que además de una edición muy fácil de imágenes
facilita su organización.
6.
Firefox
Navegar con Firefox es más rápido, más cómodo y más
seguro que hacerlo con Internet Explorer. Y las miles de extensiones
disponibles, desde traductores automáticos a herramientas de productividad, lo
hacen todavía más útil.
Firefox es el navegador por defecto de Ubuntu, de manera
que si usas Ubuntu no tienes que hacer nada para disfrutar de él. Pero también
puede descargarse gratuitamente para Windows o Mac.
7.
Dropbox
Dropbox es un servicio para sincronizar ficheros en
Internet. Consta de un servidor y un cliente (con versiones para Windows, Linux
y Mac). Con Dropbox puedes compartir ficheros con otras personas, hacer copias
de seguridad automáticas, sincronizar ficheros y versiones entre distintos
ordenadores (o entre un ordenador y un iPhone) y todo de manera segura y
fiable. La versión gratuita del servicio permite almacenar hasta 2 GB, que es
suficiente para casi cualquier empresa pequeña.
8.
TrueCrypt
TrueCrypt es un software que crea un disco virtual
encriptado en un fichero o en una memoria USB. Si tu empresa maneja datos
confidenciales, la encriptación evita que en caso de que ningún intruso pueda
acceder a esta información. Si manejas aunque solo sea un fichero de clientes o
empleados con datos personales, ya es recomedable usar TrueCrypt: con respecto
a la protección de datos, más vale pasarse de prudente que de insensato. TrueCrypt
es gratuito y funciona en Windows, Mac y Linux.
9.
TikiWiki
Probablemente todo el que se ha conectado alguna vez a
Internet conoce Wikipedia. Lo que muchas personas ignoran es que el concepto de
wiki puede usarse como una eficaz herramienta de colaboración en una empresa.
Un wiki hace fácil compartir información, crear documentación colaborando con
otros, publicar novedades, etc., y es mucho más fácil de usar y más versátil
que un gestor documental corporativo.
Hay muchas opciones para crear un wiki interno, pero
nosotros nos decantamos por TikiWiki. Es fácil de instalar y de usar, tiene
buen soporte, es personalizable y ofrece opciones interesantes para crear una
Internet corporativa, como agregadores de noticias o foros.
10.
Gestión MGD
En general es recomendable que una gestoría con
profesionales expertos lleve los asuntos contables, fiscales y laborales de una
empresa que empieza, pero algunos emprendedores pueden necesitar una aplicación
de gestión contable, fiscal y de facturación para llevar un control paralelo de
algunos de estos asuntos.
Gestión MGD es una aplicación gratuita muy fácil de usar
y que integra facturación y contabilidad . Para una empresa pequeña, es una
opción mucho mejor que otras aplicaciones que implican coste de licencia y son
más complejas y difíciles. Solo está disponible para Windows, pero si usamos
Linux siempre podemos ejecutarla en un escritorio virtual de VirtualBox.
11.
vtiger
Un requisito imprescindible para que cualquier empresa
tenga éxito es un sistema de ventas eficaz. Y eso requiere, incluso para
empresas que tienen un solo comercial, una aplicación que facilite el control
de clientes, el seguimiento de las ofertas, la planificación, que permita
conocer las previsiones a futuro y analziar los resultados del pasado…
vtiger tiene toda la funcionalidad requerida, no tiene
costes de licencia y puede instalarse en local o en Internet, de manera que los
comerciales accedan a la información y puedan actualizarla desde cualquier
lugar. Ofrece además la posibilidad de controlar las campañas de marketing,
gestionar las relaciones con clientes, tiene un módulo para el control y
seguimiento de incidencias, existe la posibilidad de crear “portales del
cliente”, etc.
12.
MailChimp
Muchas pequeñas empresas usan el correo electrónico como
herramienta de marketing. Un boletín enviado periódicamente puede ser la mejor
manera de recordar a los clientes que la empresa está ahí, dispuesta para
atenderle cuando lo necesite.
Crear y gestionar a mano estos boletines puede ser una
tarea tediosa y dar lugar a errores, por lo que una aplicación como MailChimp
puede ser muy útil. MailChimp es una aplicación web, y es gratuita si tenemos
hasta 500 suscriptores y hacemos menos de 3.000 envíos al mes, de modo que es
perfecta para empezar. Si la empresa tiene éxito, crece y necesita más
capacidad, hay un escalado de precios en función del número de suscriptores y
envíos que vayamos a usar.
13.
Skype
En un mundo globalizado, cada vez es más frecuente que
tengamos la necesidad de hacer llamadas telefónicas al extranjero, que siguen
siendo caras. Pero incluso las llamadas locales pueden ser más baratas usando
skype. Si tienes delegaciones o teletrabajadores, instalando skype en los dos
extremos las llamadas son gratuitas.
Skype te permite además hacer videollamadas, enviar SMS,
hacer llamadas de grupo (varias personas hablando a la vez) y muchas otras
funciones.
14.
Dimdim
Si, como es cada vez más frecuente, tienes empleados o
clientes en cualquier lugar del mundo, no necesitas invertir en equipos de
videoconferencia para hablar con ellos. Dimdim es un servicio web que permite
hacer videoconferencias vía web, sin necesidad de instalar nada en los
ordenadores de los usuarios
Es gratis para conferencias con hasta 20 participantes, y
tiene también una versión libre que se puede instalar en el servidor de la
empresa sin costes de licencia.
15.
Clocking IT
Clocking IT es una aplicación útil para llevar el control
del tiempo y las tareas. Una de sus características es que puede hacerse tan
potente o tan simple como el usuario requiera: puede utilizarse como un gestor
de proyectos completo, tiene funcionalidades de wiki, para compartir archivos…
Si la empresa factura a sus clientes por el tiempo dedicado puede usar las
excelentes funciones de reporting para mostrar exactamente a qué se ha dedicado
el tiempo.
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