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martes, 21 de septiembre de 2010

10 Consejos para la gestión eficaz del tiempo


Los 10 consejos:

1.-No se deje robar su tiempo: (evita tareas triviales que puedes delegar)

Teléfono
E-mail
Interrupciones
Reuniones ineficaces
Viajes, esperas
Trabajos de escritorio, papeles y archivos.

2. Defina metas y Objetivos:

Concéntrese en pocas cosas: la mayor parte del tiempo estamos dedicados a resolver problemas secundarios. 

Enfóquese en pocos objetivos pero importantes, será mas eficaz resolver de a uno ala vez.

3. Planifique por escrito:

Dedique 8 minutos diarios a la preparación de su trabajo diario, haciendo esto logrará ganar 1 hora diaria.
Menos agitación y stress, más previsión en el curso del día.
Planificar significa lograr los objetivos personales y profesionales de una forma mejor y más rápida.
Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes (tareas de dirección, colaboradores, creatividad, familia, tiempo libre).
Tener una visión panorámica sobre todos los proyectos, tareas y actividades.

4. Utilice planes diarios:

Escribir tareas, actividades y fechas
Calcular la duración de las actividades
Reservar tiempo muerto
Tomar decisiones sobre prioridades, sintetizar y posibilidades de delegación
Control a posteriori – Dejar para otro día lo pendiente

5. Establezca prioridades:

Ventajas de establecer prioridades
Análisis ABC: Determine como A(temas mas importantes, que solo Ud. puede resolver), B (tareas importantes, que  pueden ser delegables)
C (tareas de menor importancia que consumen mucho tiempo y son 100% delegables)

6. Tenga en cuenta la curva de rendimiento:

A la mañana Ud. tendrá la mayor cantidad de energía, reserve esa energía para resolver las situaciones más importantes.
Por la tarde (después de almorzar) comenzará a declinar su energía hasta el final de la tarde.
Tómese descansos cortas varias veces al día, no más de 10 minutos, camine y respire aire fresco.

7. Reserve un tiempo para Ud. mismo:

Inclúyase en su listado, reserve tiempo para Ud. mismo.

8. Delegue:

Decida usted objetivo por objetivo: ¿Tengo necesariamente que Llevar a cabo yo mismo esta tarea o es que no la puede realizar tan bien (o mejor) que yo un colaborador?
Delegue y también controle tareas a medio y largo plazo de su incumbencia que puedan motivar y fomentar técnicamente al colaborador
Delegue a diario tantas veces como pueda y todo lo que pueda siempre y cuando lo admita el trabajo y capacidad del colaborador
Delegue no sólo en sus colaboradores sino también en otras Secciones o personas, tanto internas como externas (Servicios).

9. Utilice una agenda de trabajo:

Recuerde es mejor tener todo por escrito!
Utilice ésta herramienta.

10. Sea consecuente:

¡Utilizando bien las técnicas de planificación del tiempo y los I métodos de trabajo. usted puede ahorrar cada día entre un 10 y un 20% de su tiempo!
Una gestión del tiempo coherente, sobre la base de los principios indicados, no sólo hará que mejoren notablemente la planificación, el control y la visión de conjunto, sino que además contribuirá a disminuir el stress diario y por ende a poder disfrutar de un sentido más optimista y positivo de la vida.
Acostúmbrese a planificar por escrito el día siguiente al finalizar el trabajo del día. ¡Visualice el curso del día siguiente!
Piense por tanto, cuáles son las tareas más importantes a realizar al día siguiente. Fije por escrito el momento para Llevarlas a cabo.

Fuente: 1 Buena Idea

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