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domingo, 10 de enero de 2010

MEJORAR LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Como sacar el máximo partido a todas las horas del día.
A pesar de que cada vez más empresas y trabajadores son concientes de su importancia, el manejo eficiente del tiempo sigue siendo una asignatura pendiente.
una profunda remodelación de los hábitos horarios mejoraría la situación actual.
Si entre las propuestas para el nuevo año, la gestión efectiva del tiempo figura en los primeros puestos de su lista, está muy acertado. Apelando al refranero español, no podemos olvidar que «el tiempo es oro» y que debemos hacer todo lo posible para poder administrarlo de una manera eficaz. Mucho se ha escrito sobre ‘time management’ y, si bien es cierto que los directivos sufren especialmente de esa enfermedad tan conocida como la «falta de tiempo», muy común hoy en día, mandos intermedios, trabajadores, estudiantes y la sociedad en general, también están sometidos a su presión.
El tiempo es la manera en que preparamos nuestra vida, de modo que nadie puede decir «a mí no me interesa». Normalmente, organizamos nuestras horas de una forma espontánea, aunque muchas veces el trabajar sin previsión nos hace fracasar en el intento de aprovecharlo al máximo y ser lo más eficientes posible. «Gestionar el tiempo es un acto reflejo en quienes necesitamos atender muchas cuestiones en el día a día, bien por la responsabilidad del puesto de trabajo, bien por las necesidades de una vida familiar. Cuando a esto le añadimos cualquier actividad extra, tomamos conciencia real de su gestión; probablemente más cuando, por algún motivo, se baja la guardia y la organización innata se ralentiza o inhibe», afirma José Julio Martínez Penas, ingeniero de ‘software’ y alumno del máster en Dirección y Gestión de Tecnologías de la Información de IDE-CESEM.
Cuestión de prioridades
«Lo esencial a la hora de gestionar el tiempo es elegir en cada momento lo que más te interesa, lo más rentable para ti como persona. No sólo hay que buscar la rentabilidad económica también existe el beneficio filial, que obtienes de la relación con tu familia, o el social, que abarca las relaciones con los amigos y compañeros del trabajo», asegura José María Acosta, director de Acción Training y especialista en gestión del tiempo. Una vez decidido qué es lo que nos interesa, hay que dedicarse a ello en exclusiva. Está demostrado que las actividades no mecánicas, en las que se requiere el uso de la razón, deben ser realizadas de una en una y con el tiempo justo. «Perdemos mucho el tiempo, teniendo en mente las cuarenta cosas que queremos hacer mientras realizamos algo», resalta Acosta.
Día a día, nos enfrentamos a la paradoja que nos hace creer que contamos con menos tiempo del que efectivamente tenemos. Hay que saber administrar las 24 horas del día y no caer en los errores más comunes en el manejo del tiempo. El primero de ellos es querer complacer a los demás. «El 80% de la población no sabe decir "no". Muchas veces por complacer a los demás, hacemos cosas que no deberíamos y, después, nos sentimos culpables por no haber cumplido con lo que teníamos pendiente», lamenta Acosta.
El dejar asuntos para luego o no saber distinguir qué es importante y qué urgentes también termina por restar horas al día y no deja finalizar las actividades previstas. No hay unas reglas fijas a la hora de gestionar el tiempo. Hay que elegir con libertad aquello que más interese y descartar o atajar aquellos asuntos que nos roban los minutos, como explica Martínez Penas. «En mi caso son normalmente las tareas domésticas y las burocrático-administrativas. Trato de programar un tiempo para las primeras, y de utilizar las nuevas tecnologías para las segundas».
Armas de doble filo
El uso del teléfono móvil, el correo electrónico y los dispositivos PDA han supuesto un avance para las personas que necesitan sacar el máximo partido a sus jornadas laborales. Pero sin un adecuado manejo, éstas se convierten en un elemento de interrupción más que de ayuda. En los seminarios que José María Acosta imparte a directivos y mandos intermedios, hace hincapié en la necesidad de aprender a manejar estos aparatos de la forma más efectiva posible. «Lo normal es que recibamos entre 50 y 80 correos electrónicos por día, pero he conocido casos de gente que recibía hasta 900, y eso no se puede manejar. El problema del móvil también es resaltable. Todavía hay gente que acude a una reunión o una entrevista de trabajo sin apagarlo», subraya Acosta.
Las largas reuniones sin una hora de finalización y llenas de interrupciones, también se convierten en ladrones de tiempo. Se trata de manejar todas estas situaciones y adoptar hábitos positivos con respecto a ellas, y para gestionar el tiempo se necesita, no sólo conocer aquello que es útil, sino ponerlo en práctica. «Hay que cambiar los hábitos que hemos adquirido durante nuestra vida y evitar aplicarlos en las circunstancias equivocadas —apunta Acosta—. Aprendemos a ser corteses con las visitas en casa; y en el trabajo, nos interesa atender a la persona que lo requiere pronto, bien y eficazmente».
La experiencia ayuda a ir cambiando esas costumbres poco a poco, pero lo interesante es que esa transformación se realice de una forma más rápida. Además, pequeñas acciones, ejecutadas día a día, pueden ayudar a ser más productivos. Por ejemplo, al final de la jornada se pueden escribir las seis cosas más importantes que se tienen que hacer el día siguiente. A continuación, hay que numerarlas y dividirlas entre actividades urgentes e importantes y procurar atender a estas últimas. Y si no nos da tiempo a realizarlas en el día, al menos habremos resuelto las primordiales. Una buena idea es comenzar por las actividades más difíciles, éstas requieren más tiempo y esfuerzo mental, pero la satisfacción de haberlas terminado da impulso para continuar con las demás.
Por: Berta Díaz Olivas
Fuente: ABC / Empresa / Recursos humanos

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