miércoles, 11 de noviembre de 2009

¿ E-MAIL O E- MAL?

El email es útil mientras lo manejemos adecuadamente, pero su uso excesivo e inadecuado muchas veces ha “embarrado la cancha” y empobrecido nuestras comunicaciones y relaciones interpersonales.
Querid@ lector,
Nadie puede dudar cómo las nuevas tecnologías de la información han modificado nuestra forma de comunicarnos. En particular el email ha revolucionado la comunicación en las organizaciones –y no sólo en ellas–. Es rápido, de fácil uso, barato, bastante confiable y seguro, y de uso prácticamente universal.
¿Qué más le podemos pedir a esta herramienta, cuando hoy la supervivencia de las organizaciones depende de comunicaciones rápidas, globales y seguras, en entornos sumamente cambiantes? Y a nivel de nuestras relaciones interpersonales, ¿quién no ha utilizado el email, con la misma función que tenía la clásica correspondencia escrita –la carta–? ¿Quiénes, entre aquellos que peinan canas, no han escrito cartas para solucionar problemas y decirse cosas que de otro modo no se atrevían a decirse cara a cara?
Hoy el email ha sustituido las cartas, permitiendo comunicar nuestras ideas con orden, decir lo que quisimos decir –y no dijimos por nuestros diversos bloqueos–. El email nos da una segunda oportunidad en nuestras relaciones interpersonales. Pero, como bien dice el refrán, “para un hombre con un martillo, todo parece un clavo”. El email no deja de ser una herramienta, y nos es útil mientras la usemos adecuadamente. Lamentablemente su uso excesivo e inadecuado muchas veces ha “embarrado la cancha” y empobrecido nuestras comunicaciones y relaciones interpersonales.
1. Cuando nos comunicamos cara a cara, nuestro mensaje está compuesto por información verbal y por mensajes no verbales. La comunicación no verbal es impactante. La efectividad de la comunicación está ciertamente determinada por la congruencia y reforzamiento de ambos mensajes. Nuestros gestos, nuestras expresiones faciales, nuestros tonos de voz, nuestras manos, todo nuestro cuerpo “transpira” comunicación. Ahora entiendo por qué una vez un profesor de Comportamiento humano en la organización me dijo “Si quieres que algo no se sepa, ni si quiera lo pienses”. Cuando solamente comunicamos por email ¿dónde queda todo el mensaje corporal y emocional? ¿Basta con sustituirlo con mayúsculas, negritas o con “caritas”?
2. ¿Por qué abusamos de los emails en situaciones que podrían resolverse verbalmente –por teléfono, o cara a cara–? Creo que el enviar y recibir emails para todo tiende a despersonalizar nuestras relaciones, y a involucrarnos cada vez menos con la otra persona. Alguien me puede argumentar que hablar, mirarse, discutir, puede llevar más tiempo y ocasionar más conflictos que solamente escribir o leer un mensaje por email. Puede ser, pero también genera conocimiento del otro, empatía, nuevas ideas, tejido organizacional, un “tiempo perdido productivo”.
3. Ok, pero envíamelo por email así me queda un registro. ¿Cuántas veces hemos escuchado esto en nuestras organizaciones? Una cosa es usar el email como nuestra gran agenda y banco de almacenamiento de datos; de ayuda a nuestra pobre memoria saturada de información con capacidad de disco excedida. Pero una muy distinta es recurrir a él porque la confianza y la palabra ya no son la moneda corriente de intercambio. Una cultura de cubrirme las espaldas, cuasi legalista, de proteger mi chacra, tiende a invadir ciertas organizaciones, independientemente de su tamaño.
4. El valor de decir “muchas gracias”. A diario en nuestro trabajo, solemos pedir o molestar a nuestros colaboradores o pares, con tareas o demandas particulares. Darle las gracias por una tarea o favor realizado, es un reconocimiento a su tiempo y su esfuerzo. Vivimos en un tiempo que cada vez nos cuesta más reconocer y agradecer las acciones del otro. No sé si será por un tema de nuestra propia estima y de temor a perderla. Y el email no es ajeno a esto. Les sugiero lo siguiente, vayan a la casilla de correos enviados, busquen y cuenten solo aquellos emails de respuesta de agradecimiento.
Salvo que sean muy ordenados “purgando” sus casillas, los podrán contar con los dedos de la mano. ¿Para qué enviar una respuesta con un simple gracias, sino agrega nada y llena la casilla? Siendo ya las 19.30 hrs., y luego de esta pequeña catarsis de lo que significa esta herramienta que consume gran parte de mi jornada laboral, me voy a casa a chatear… perdón a conversar y comer con mi familia.
Sds
Por: Álvaro Cristiani
Fuente: IEEM

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